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【2020年最新版】Zoomを使ってオンラインサービスを提供する方法

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約 13 分

Zoomを使って遠方の方や、外出できない方向けのオンラインサービスを提供したい!

でも参加したことはあるけど、自分で開催したことがない・・・

そんな方のために、今さら聞けないZoomの基本的な使い方からミーティングやセミナーの開催方法、注意点やよくあるトラブルへの解決策など、詳しく解説します。

この記事でしっかりと準備しておけば、Zoomそのものの心配をせず安心して主催者になれるので、セミナーや相談内容に集中することができ、より満足度の高い内容をお客様に提供できるようになります。

Zoomでは1対1の会議や相談、2−3人の会議や相談会、セミナーでもすべて「ミーティング」という言葉で表現します。そのためこの記事でも開催するもの・参加するもの問わず「ミーティング」という言葉で統一させていただきます。

Zoomミーティングを主催する方法

Zoomを使うにはマイクカメラネットが必要です。

最近のスマホやタブレットであれば全て揃っていますので問題ありませんが、パソコンから行う場合は、パソコンにWebカメラが搭載されているかをご確認ください。(古いパソコンで、カメラがついてない場合はWebカメラを別途購入しておく必要があります)

まずはZoomの主催するまでの流れを確認しておきましょう。

  1. Zoomにサインインする
  2. スケジュールで予約
  3. ミーティングURLを取得
  4. 参加者にURLを知らせる
  5. 当日、ミーティングURLにアクセスしてスタート

1人でもできるので、全く初めての方は10分後ぐらいのミーティングを開催する練習からしてみましょう!

1,Zoomにサインインする

Zoomを使うというのは、ネット上で会議室を借りるようなもの。
まずは、会議室を借りるために「会員登録」をしましょう。それが「サインイン」です。

①こちらからZoomにアクセスしてください。
https://zoom.us/

②右上の「Zoomミーティングを開催する」ー「ビデオはオン」をクリック

Zoomサインイン

③お使いのデバイス(パソコンやスマホ)ですでにZoomを使用したことがあり、アプリが入っていると「zoom.usを開きますか?」と表示されるので「zoom.usを開く」をクリックします。この場合は次の手順へ進む→「2,スケジュールで予約」
初めての方はこの表示がでないので、右下の「zoomをダウンロード」をクリックしてください。

Zoomに参加

④ダウンロードしたZoomをクリック

ダウンロードしたZoomを開く

⑤インストールを実行します(こちらはMacの画面。ご利用のパソコンによって表示が違います)

Zoomインストール

⑥「サインイン」をクリック

Zoomサインイン

⑦初めての方は「無料でサインアップ」

無料でサインアップ

⑧メールアドレスを入力して(仕事用の・・とありますが普通に使用しているメールアドレスを入れてOK)、「サインアップ」をクリック

メールアドレスの登録

⑨登録したメールアドレスに「Zoomアカウントをアクティベートしてください」というメールが送られてくるので「アクティブなアカウント」をクリックします。(いちいち言葉の意味がわからないけど気にしない)

メール画面

⑩「Zoomへようこそ」の画面が出たら、名前とパスワードを設定し進みます。途中で「仲間を増やそう」みたいなのがでても「スキップ」してOK。そのまま進むとアカウントが登録されるので、プロフィール写真などの設定を行ってください。

仲間を増やそう

2,スケジュールで予約する

会員登録ができたので、今度は「◯月◯日◯時から使います」という予約をします。それが「スケジュール」です。

①アプリのホーム画面を表示し、「スケジュール」をクリック。

スケジュール

※表示されていない場合は、タスクバーやアプリの一覧からこのマークを立ち上げてください

Zoomアプリ

②「ミィーティングをスケジューリング」という画面がでてくるので、各項目を設定します。

スケジュール設定

【1,トピック】
→招待者にも表示される名前なので、「◯◯相談会」など参加者がわかる内容に変更します。

【2,日付】
→指定した日時を指定。スマホで設定する際に30分以上指定すると「そのプランではできません」と有料プランを案内される場合がありますが、1対1なら時間制限無しで使えるのでとりあえずは30分にしておく。

【3,ミーティングID】
→自動的に生成のままでOK

【4,パスワード】
→よほどの高額セミナーとかでない限り設定しなくてOKなので、チェックは外しておく。パスワードを設定した場合は、参加者に伝える必要があります。

【5,ビデオ】
→参加時にビデオのオンオフは各自で選べるが、予め指定したい場合はここで指定しておく。特にわからない場合は、両方オンにしておくと、ひとまず全員の顔が表示された状態になる。

【6,オーディオ】
→このまま「電話とコンピューターの・・」のままでOK。

【7,カレンダー】
→ここで設定したカレンダーに自動的にスケジュールが追加される。よくわからない場合はデフォルトのままで。

③「詳細オプション」の設定

スルーしがちだけど、この設定をしておくとちょっと便利です。

詳細オプション

【待機室を有効化】
→オンにすると、主催者より参加者が先に入った場合にとりあえず入っておける。主催者が後になったときに「まだ入れません」みたいになってしまうのでオンがオススメ。

【ホストより前の参加者を有効にする】
→オンにすると主催者が遅れても参加者同士は勝手にミーティングに入って待っていられる。

【エントリー時に参加者をミュート】
→ミーティングに入ると同時に参加者の音声が入らないように設定。セミナーなど参加者が多い場合、一斉に「ミュートにして」というのが面倒な場合など。1対1や自由に発言してほしい会議などは必要なし。

【ミーティングをローカルコンピューターに自動的に録音する】
→録音忘れを防ぎたい場合。通常は録音したいタイミングで自分で録音スタートできるので、チェックしなくてもいいかも。

④一通り設定したら右下の「スケジュール」をクリックすれば完了です!これで会議室の予約ができた、と思ってください。

カレンダーの設定をしているとそのカレンダーの画面に飛びます。
例)Googleカレンダーを選択していた場合は、Googleカレンダーへのログイン画面が表示されて予定にこのスケジュールを追加する画面になります。

3,ミーティングURLを取得する

会議室の予約はできました。

あとは参加者に「ここにきてね」という会場の案内を出さないといけません。リアルだったら会場までの地図を送りますよね。それがZoomでは「ミーティングのURL」になります。

このミーティングURLを参加者が当日クリックすると、会場に入れます。

①Zoomのアプリを起動します。出てこない場合は、https://zoom.us/ からアクセスしてもOK。

②「ミーティング」をクリック

Zoomミーティング

③招待したいスケジュールの「ミィーティングの招待を表示」をクリック

招待メールの表示

④URLを選択してコピー

https://◯◯.zoom.us/j/番号 といったものがミーティングへ参加するためのURLです。(◯◯の部分がない場合もあり)必要なのはこの部分だけです。

招待メールの内容

4,参加者にURLを知らせる

①参加者宛に、先程コピーしたURLをメールやLINEなどでお知らせします。

【注意】Zoom既定の招待メールの内容をそのまま送ると・・・

伊藤真穂さんがあなたを予約されたZoomミーティングに招待しています。
トピック: テストミーティング
時間: 2020年3月12日 10:30 AM 大阪、札幌、東京

Zoomミーティングに参加する
https://us04web.zoom.us/j/301357057
ミーティングID: 301 357 057
ワンタップモバイル機器,,301357057# アメリカ合衆国有料通話
所在地でダイアル
アメリカ合衆国有料通話
ミーティングID: 301 357 057
市内番号を検索: https://us04web.zoom.us/u/fcnDo4rUKE

こんな内容のメールが相手に送られることになります。

慣れている方は大丈夫ですが、結局このメールの中で必要なのは「https://us04web.zoom.us/j/301357057」というURLの部分だけです。

なので・・

◯月◯日の◯時スタートです。時間になったら以下のURLをクリックしてくださいね!
https://zoom.us/j/◯◯◯◯◯◯

で、OKです。

以上、準備はここまで!あとは当日を待つのみです。

Zoom初めての参加者さんにはこちらをご案内してください!↓

Zoomミーティングの開始と画面

時間になったらZoomを起動し、ミーティングIDをクリックすればスタートできます。 主催者は5分前には入っておきましょう。

画面の名称と役割

まずはパソコンの画面から。左から順番に解説します。

パソコンのZoom画面

①ミュート
→自分の音声オン・オフの切り替え

②ビデオの停止
→自分の顔を出したくないときはオフにします。

③招待
→先にミーティングを開始してから、人を招待する時に使用します。

④参加者の管理
→クリックすると右側に現在参加している方の一覧が表示されます。

⑤画面を共有
→自分のパソコンのデータを表示させることができます。パワーポイントなどは予め起動しておき出したい画面を選びます。

⑥チャット
→参加者間で会議中にチャットができます。

⑦レコーディング
→ミーティングを録画できます。

⑧反応
→拍手やいいね!みたいな反応ができます。

スマートフォンでの音声トラブル

スマホもほぼ同じ画面ですが、音声がパソコンと違う部分があるので知っておくと相手の状態に合わせて指示ができます。

音声に関しては縦向きにした時の左下が、どんなマークになっているか?で違います。

①相手の声も、自分の声も届かない。

左下のマークはこれ(オーディオと書いてある)になっている↓

スマホから見たZoom画面

スマホのオーディオそのものが使える状態でないため、「オーディオ」のマークをタップし、Zoomで音声通話ができるように設定します。

「インターネットを使用した通話」をタップする。

オーディオの参加

②相手の音声は聞こえるが、自分の声が相手に届かない。

ミュート(マイクに斜線のマーク)になっているので、自分が話す時はタップしないと解除しないと相手には聞こえません。

ミュート
ミュート

③自分の音声だけが、みんなに聞こえてしまう。

「ミュートにして」と言われたのに、自分の雑音などもすべて入ってしまっている時はミュートがオフのため、自分側の音声すべてが全員に聞こえている状態です。マイクのマークをタップして、斜め線が入ればミュートになります。

ミュート
ミュート

有料と無料の違いについて

Zoomは主催者も参加者も基本的に無料で利用できるサービスですが、1ヶ月2,000円〜の有料プランもあります。

では、有料にしないといけないのはどんな時でしょうか?

3人以上のミーティングを40分以上行う場合

です。

ということは、1対1だったら無制限におしゃべりできちゃいます。

有料プランの詳細については、Zoomのホームページをご確認ください。

Zoomミーティングを行う際の注意点

1,通信状態

インターネット回線を使うため、通信状態が悪いと音が途切れたり、画面が固まったり、突然切れたりします。(主催者からみると、いなくなります)

主催者側のネット環境が悪いと参加者全員に迷惑をかけることになるので、安定した通信環境が見込める場所から主催してください。

自宅からの場合、無線(Wifi)で不安定な場合は、有線(ネットワークケーブルを直接パソコンにつなげる)なども1つの方法です。

2,有料のものは録画ありにしておく

オンラインツールにトラブルはつきもの。有料のセミナーなどで、先に参加費をいただいていたのにツールや通信状態のトラブルでお金を払ったのに参加できなかった・・・

そんなことにならないために、録画はしておきましょう。

3,事前練習

全員でなくていいので、初めて参加する方で接続に不安がある方向けに「練習用ミーティング」なるものを用意してあげると親切です。

4,ルールを決めておく

  • 自分が喋る時以外はミュートにする
  • 顔出しは必須(または全員オフ)
  • 発言したいときは手を挙げる

などなど、人数が多い場合はルールを決めておくとスムーズです。

よくあるトラブル

  • 参加者がやたら切れる
    →相手の通信状態が悪い場合がほとんどです。ビデオをオフにして参加してもらう、デバイスを変更してもらう(スマホがダメならPCなど)、入り直してもらう、場所を移動してもらう・・など。
  • 相手の家の音が入る
    →発言してもらう時以外はミュートにしてもらいます。
  • ミーティングがスタートしているのにメンバーが揃わない
    →予め時間になったらスタートする、遅れる場合は事前に知らせること、などルールを決めておく。
  • みんなが一斉にしゃべってわけがわからない
    →こちらも発言者以外はミュートにするなど、ルールを決めておく。
  • 写っている自分の顔がアップすぎる
    →離れる
  • 家族に聞かれれずにこっそり参加したい
    →イヤホンを使う

Zoomでできるサービス

会社や仲間内のミーティング以外でも、Zoomを使った有料サービスの可能性は無限にあります。支払い方法などは事前にしっかりと決めてスムーズに取引ができるようにしてくださいね。

個別相談

占いやカウンセリングなどマンツーマンでの対話ができます。

グループコンサル

同じ悩みを持つグループを集めて、悩みや情報を共有する場にします。ただいきなり「悩みを話して」といってもなかなか出てこないし、よほど慣れていないと参加はしづらいもの。

最初の10分で簡単なセミナーをして、その後に質疑応答・・にすると集客しやすくなりますよ。

オンラインセミナー

通常対面で行っているセミナーや講座をオンラインで行うもの。

「画面共有」でパワポを表示するなど、通常のセミナー同様の内容が提供できます。

ただ、参加者同士の顔が見えるのに抵抗がある方もいます。ビデオオフでも参加可能など、内容に応じてルール決めをしておくといいです。

集客できる企画づくりのポイント

とりあえずZoomで何かやってみたい!もいいのですが、せっかく企画するならちゃんと集客したいですよね。

それには、以下のポイントはしっかりと押さえておくことが重要です。

  • 誰のためにやるのか
  • 何のためにやるのか
  • 参加者すると何が得られるのか

この3つに明確に答えられると、タイトルや募集ページも楽に作れます。

是非参考にしてくださいね。

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